UFJ総研/会議で会社が変わる(0)
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UFJ経営情報クラブ2005.9・20No.05ー1 結論を出せなければ会議ではない 〜 「時間はコスト」という意識を持たせる 〜 UFJ総合研究所 人事組織戦略部(名古屋) チーフコンサルタント 佐藤 政人 ◆時間はタダではない 日本企業の事務部門における生産性は、あ まり高くない。その原因の−つに、時間の使 い方が良くない点が上げられる。リストラが 一巡するまでは、「時間はタダ」という雰囲 気の会社も珍しくなかった。時間のムダ遣い は、業務の非効率化を招き、コストアップに つながる。さらに、何となく時間を章やすと いう習慣がついてしまうと、社員の思考回路 さえ序滞させることになる。 ◆章貢義が時間浪費の元凶 時間のムダ遣いと言えば、まず思い浮かぶ のが会議である。資料に書いてある数字をダ ラダラと読み上げるだけの会議、経営トップ や部門長が一方的にしやベりまくる会議、出 席者が勝手な意見を言い合う会議等、意味の ない会議のパターンは決まっている。 管理者ともなると、会言義で一日のスケジュ ールが埋まってしまい、会議以外に何をして いるのかよくわからない社員もいる。会議が、 時間浪費の元凶になっているケースも多い。 ◆会言義の鉄則 時間を効率的に使うには、まず会言義から変 えるべきである。会議は数人、時には数十人 の時間を奪ってしまう。会議の方法を少し変 えるだけで、社員の時間に対する意識も変わ る。そして、何事もシビアに考える風土が醸 成され、ひいては会社業績の向上につながる と言っても過言ではない。 会議を効率的に行うための「会議の鉄則」 を整理してみると、以下の5つに集約できる。 (1)定刻通り始める (2)会議コストを認識する (3)1時間以内に終了する (4)全員が必ず1回は意見を言う (5)結論を出す ◆開始と終了時間を守る 以前、私が勤めていた(株)デンソーは、 トヨタ系の企業らしく、コストや時間に非常 にシビアでムダがない。会責義については「1 時間以内に終了する」と教えられた。それ以 上時間をかけても、効率的な議論ができない ということだろう。また、時間当たりの人件費 に、会議に要した延ベ時間をかけた「会議コ スト」を毎回計算し、議事録に記録していた。 ◆必要に応じて根回しをす●る 議題が多く、1時間ではとても終わらない 会議もあるかもしれない。しかし、会議の出 席者には人件費の高い方も多く、1時間とい う歯止めをかけておく効果は絶大である。 会議の事務局としては、事前に出席者へ資 料を配布し、当日は前向きな議論と結論を出 すことに集中してもらうよう努める。時には、 事前の根回しも必要である。 ◆結論を出す ただの報告会にしないためにも、出席者は 会議の準備をした上で、当日は積極的に意見 を出し合うべきである。先輩・後輩、役職の 上下は関係なく、議論を交わすことによって、 新しいアイデアや発見が生まれる。一部の者 が一方的に話すだけならば、虫メールを流せ ば十分であろう。 そして、一番重要なことは、会議で結論を 出すことだ。どうしても結論が出ない場合は、 ペンディング事項について、誰が、いつまで に、何をやるのかだけでも決めておく。そう した当たり前のことが習慣となるだけでも、 会社は変わるのである。
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UFJ経営情報クラブ2005.9・20No.05ー1 結論を出せなければ会議ではない 〜 「時間はコスト」という意識を持たせる 〜 UFJ総合研究所 人事組織戦略部(名古屋) チーフコンサルタント 佐藤 政人 ◆時間はタダではない 日本企業の事務部門における生産性は、あ まり高くない。その原因の−つに、時間の使 い方が良くない点が上げられる。リストラが 一巡するまでは、「時間はタダ」という雰囲 気の会社も珍しくなかった。時間のムダ遣い は、業務の非効率化を招き、コストアップに つながる。さらに、何となく時間を章やすと いう習慣がついてしまうと、社員の思考回路 さえ序滞させることになる。 ◆章貢義が時間浪費の元凶 時間のムダ遣いと言えば、まず思い浮かぶ のが会議である。資料に書いてある数字をダ ラダラと読み上げるだけの会議、経営トップ や部門長が一方的にしやベりまくる会議、出 席者が勝手な意見を言い合う会議等、意味の ない会議のパターンは決まっている。 管理者ともなると、会言義で一日のスケジュ ールが埋まってしまい、会議以外に何をして いるのかよくわからない社員もいる。会議が、 時間浪費の元凶になっているケースも多い。 ◆会言義の鉄則 時間を効率的に使うには、まず会言義から変 えるべきである。会議は数人、時には数十人 の時間を奪ってしまう。会議の方法を少し変 えるだけで、社員の時間に対する意識も変わ る。そして、何事もシビアに考える風土が醸 成され、ひいては会社業績の向上につながる と言っても過言ではない。 会議を効率的に行うための「会議の鉄則」 を整理してみると、以下の5つに集約できる。 (1)定刻通り始める (2)会議コストを認識する (3)1時間以内に終了する (4)全員が必ず1回は意見を言う (5)結論を出す ◆開始と終了時間を守る 以前、私が勤めていた(株)デンソーは、 トヨタ系の企業らしく、コストや時間に非常 にシビアでムダがない。会責義については「1 時間以内に終了する」と教えられた。それ以 上時間をかけても、効率的な議論ができない ということだろう。また、時間当たりの人件費 に、会議に要した延ベ時間をかけた「会議コ スト」を毎回計算し、議事録に記録していた。 ◆必要に応じて根回しをす●る 議題が多く、1時間ではとても終わらない 会議もあるかもしれない。しかし、会議の出 席者には人件費の高い方も多く、1時間とい う歯止めをかけておく効果は絶大である。 会議の事務局としては、事前に出席者へ資 料を配布し、当日は前向きな議論と結論を出 すことに集中してもらうよう努める。時には、 事前の根回しも必要である。 ◆結論を出す ただの報告会にしないためにも、出席者は 会議の準備をした上で、当日は積極的に意見 を出し合うべきである。先輩・後輩、役職の 上下は関係なく、議論を交わすことによって、 新しいアイデアや発見が生まれる。一部の者 が一方的に話すだけならば、虫メールを流せ ば十分であろう。 そして、一番重要なことは、会議で結論を 出すことだ。どうしても結論が出ない場合は、 ペンディング事項について、誰が、いつまで に、何をやるのかだけでも決めておく。そう した当たり前のことが習慣となるだけでも、 会社は変わるのである。
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