グループウェア/DocuWorks

機能 †

機能が多いので、こちらで確認したほうがいい。
オフィシャルサイト
一人で学べるDocuWorks

概観 †

• pdfライブラリか、マイクロフィルムデータベースのような感じか・・・

• 昔、何百万円かした電子ファイルシステムを現在のクライアントサーバーシステムに落とし込んだシステムといえるだろう。

• デジタル文書（wordやexcelオブジェクト）はウィンドウにドラッグ＆ドロップして登録する方法と、プリンタドライバとして組み込まれているので、プリンタの一種として洗濯することでDocuWorks?文書で書き出すことが可能。

• アップロード時、専用フォーマットか元のフォーマットか両方かを選択可能。オリジナルフォーマット化した文書は索引付けが行われるらしく、本文の検索も可能になる。

感想 †

• 「DocuWorks?文書ならワープロのバージョンや環境に左右されない」というが、DocuWorks?文書リーダーがAcrobatReader?の普及率とは比べ物にならないくらい低いから、実際にはこれに統一することは不可能だ。法的に定められた文書としても、pdfは認められるがDocuWorks?文書は認められてない。

• DocuWorks?プリンタドライバは筆者の環境では機能しなかった。原因は追究していない。そういうケースもあるということで知っておいていただきたい。

• 機能は豊富だが、筆者の勤めている会社ではその機能の10分の1も使っていない。サイボウズ・ガルーンのファイル管理で十分のような気がする。

• 他のツールでもそうだが、組織としての活用に対する取り組みがない限り活用はできない。入れ物だけ置いても、使い方が分からないからだ。また、活用のルールを策定して統一しないと効果はない。wikiでもページ名は重要だが、同じように命名ルールを決めておかないと探すのが大変だ。紙をスキャンした文書などはキーワードとなる文字列データを持っていないので、どうするかが問題だろう。

• 事例では、紙のデータを遡ってデータベース化したという企業があったが、原本を捨てられない文書も多いはずだ。また、原本を捨ててしまったら、バックアップ体制を強力にとらないといけなくなるだろう。

• しかし、これらのことは、サーバー上に共有ファイルを置いて、ネーミングルールを厳格に運用するのと大差がない。

• 別アプリケーションで作ったデータの統合が可能といっているが、DocuWorks?にした時点で元データとは関係がなくなっているのであまり意味はない。当然、元の文書としての編集も不可能だ。Excelのように式を持っているわけではないのでDocuWorks?として文字列の修正はできても、値は変わらない。あくまでも、静的な文書のストレージというイメージだ。

• DocuWorks?フォーマットを活用した、トリッキーな小技（冊子用プリントとか大きさの違う文書の統合）は、ファイル共有ではできないが、フォルダ単位でまとめておけばたいして不都合ではない。

• 今、pdfはテキストの次にプラットフォームフリーなフォーマットになりつつある。OSXでは標準のドライバでpdfに書き出すことも、標準ツール（preview）での表示も可能だ。AdobeAcrobatReader?をインストールする必要すらない。それどころか、FSWikiはページデータをpdfに書き出すこともできる。こんな広がりは、DocuWorks?には全く望めない。

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